问题:王教授应邀参加某国际会议,会议组织方要求提前支付注册费,应该怎么办理?取得原始发票后,又该怎么报销?
方法一:王教授可选择自行支付上述费用,取得原始发票后再予报销, 报销方法请查看《如何报销已自行支付的外币版面费、会员费等》
方法二:王教授也可通过学校计财处办理支付手续:会议组织方一般会提供票汇(check)、电汇(wire transfer)、信用卡(credit card)三种支付方式,其具体支付要求请查看《境外付款方式》,王教授可根据自己的实际情况确定其中一种支付方式,并按下文要求进行办理。
一、 办理预支手续
1、 票汇或电汇:持下列手续到计财处109室办理
(1) 国际合作部开具的“因公出国任务批件”复印件;尚未办理批件的,提供“北京大学医学部外汇额度申请表”
(2) 预支款单(在计财处领取,并加盖部门公章和主管财务负责人印章)
(3) 会议组织方出具的付款通知2份
(4) 支取金额≥5万元人民币的,需提供“大额资金使用审批表”原件和复印件
2、 信用卡支付-支取外币现金并存入本人信用卡:持下列手续到计财处办理。
(1) - (4)同上
(5) 关于支取外币现金的说明
二、 办理冲账手续
1、 因特殊原因没有参加会议的,直接持下列手续到计财处冲账:
(1) 注册费的发票原件(经费负责人和经办人签字)
(2) 暂付款报销封面(在计财处领取,并加盖部门公章和主管财务负责人印章)
2、 参加了会议但没有发生在外费用的,报销手续同上。
3、 参加了会议且发生了在外费用的,凭注册费的发票原件按因公出国报销办法办理。
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