1、经费使用部门应保证业务及票据的真实性,不得以各种方式套取资金。500元以上的发票应打印出在税务局网站上查询结果为真的页面并附在发票后,报销人应在报销凭证上签字确认所有发票均已验真。

  25万元以上的单笔支出或同一日期连号发票合计超过5万元需填写大额资金使用审批表,审批表上必须由各级审批人亲笔签名,详细规定参见《北京大学医学部关于大额资金使用审批的规定》,各项经济业务合同参照《北京大学医学部合同管理办法》相关规定。

  3、涉及政府采购的业务:例如复印纸、硒鼓、墨盒、会议举办地点、5万元以上印刷费等,具体内容参照《中央预算单位2015-2016年政府集中采购目录及标准》执行,签订政府采购合同。

  4、报销时应提供详细的购物明细(只要收费单位能够提供机打明细的,报销时必须附购物机打明细单,无机打明细需提供开票单位盖章的明细单)。

  详见下表:

 

  常见费用如何报销

  费用类别

  报销注意事项

  1、书报资料费报销

  应提供发票及带有数量、单价等内容的购物小票或明细单。

  2、印刷费报销

  需要发票、明细单。单项或批量金额在2万元以上的应附合同,其中,5万以上(含5万)的应执行政府采购。

  3、实验材料费(实验耗材)报销

  实验材料应从医学部实验用品询购平台上进行采购,未通过该平台采购的实验材料,报销前应在该平台上进行系统外采购登记并经设实处负责人签字认可,方能报销。

  4、市内交通费报销

  需要各种乘车票据(出租车票、附带过桥费等),同时填写《市内交通费报销单》。

  5、汽油费、车辆保险费、修车费、停车费报销等

  原则上只有医学部公车运行发生的以上费用方可报销,需要注明公车车牌号。

  6、维修费报销

  设备、家具维修费报销需提供发票及相关明细。对于使用财政拨款科研经费报销设备费的,要先行查看经费预算表是否明确列示相关预算,以免影响课题结题。

  7、版面费报销

  需要版面费发票和版面费缴费通知。国外版面费凭版面费发票及文章首页报销。

  8、软件和设备费报销

  需要发票、相关协议或合同、《仪器设备报销凭证》。具体操作指南参见设备与实验室管理处的仪器设备采购指南

  9、专利费报销

  需要发票及专利费缴费通知,按照医学部要求,经技术转移办审核盖章方可报销。纵向经费没有预算不能报销专利费。

  10、会员费

  应提供会费缴费通知。

  11、电话费报销

  需要发票。如果使用充值卡报销的,需要填写电话卡及手机话费报销表,纵向经费没有预算不能报销。

  12、测试费报销

  需要发票及明细单。5万以上(含5万)需要附合同。

  13、会议费报销

  

  

  

  

  (1)会议地点:必须为政府采购定点单位或价格低于会议综合定额标准的校内酒店(如赢家)

  (2)所附材料:在政府采购定点单位办会的,必须签订政府采购合同,提供政府采购电子结算单;在校内酒店办会的应提供会议费结算明细单。另外,还需要提供会议通知、参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据。

  (3)会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

会议费综合定额标准表单位:元//

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国内业务会议

500

150

100

750

国内管理会议

340(三个以上院士参加的为390

130

80

550(三个以上院士参加的为600

在华举办国际会议

700

200

300

1200

  (4)对于确因工作需要邀请专家学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,可以在差旅费中报销,不在会议费中列支。向所邀请参会专家发放的咨询费、讲课费、劳务费等,不在会议费中列支。

  14、餐费、水费(含饮料)、食品

  此三类支出可以在会议费、培训费、业务费、公务招待费、外宾接待费、学生活动费、离退休活动费中列支,水费和食品费包含在餐费总额内计算人均标准。

  (1)校内人员加班餐费:报销时填写《餐费报销记录表》,人均标准原则上不超过30元,最高不得超过50,超过30元但不超过50元的报销时应出具书面说明。

  (2)校外人员接待餐费:1. 业务接待:报销时填写《餐费报销记录表》;2. 公务接待填写《国内公务接待清单》并提供校外人员邀请函。业务接待和公务接待人均餐费不超过以下标准,盒饭:50元,自助餐:60元,桌餐:100元;校外人员人数在10人以下的,校内陪同人员不超过3人,校外人员人数在10人以上的,校内陪同人员不超过校外人数的1/3

  (3)外宾人员接待餐费:部长级以下人员每人每次300元。陪同人数,外宾5人以内的,中外人数原则在1:1以内安排,外宾超过5人的,超过部分中外人数原则在1:2以内安排。外宾在华期间,宴请不得超过2次。

  (4)学生活动餐费、离退休活动餐费:可以列支餐费,餐费标准同校内人员加班餐费的人均标准。

  15、受试费

  报销受试费,一般应提供领款名册(附身份证号、发放金额、受试人亲笔签名)或调查问卷表,并提供书面说明(列明受试费与课题项目的相关性以及发放标准),说明上需要经费负责人签字并加盖部处或院系的公章。

  16、国内差旅

  

  

  

  

  1、参加会议的,应附会议通知

  2、参加培训的,应附培训通知。

  3、报销机票,应附登机牌,如果登机牌丢失,应附其他机票已使用证明,例如:从机票验真界面查询到的机票状态页面,航空公司出具的登机证明、里程积分增加的证明等,同时附机票支付记录。

  4、无住宿费发票的,出差人在确保真实性的前提下,经所在单位审核,可据实报销城市间交通费,并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

  5、报销火车票补票款的,需要提供补票的正式火车票。

  17、国际差旅

  1、办理报销参照《因公出国如何办理报销》。

  2、院士和相当于院士的人员(包括中国和外籍)或省部级人员可以乘坐飞机头等舱、火车高级软卧或全列软席列车的商务座、轮船一等舱。

  3、专业技术二级以上岗位人员、新体制长聘教授,专业技术三、四、级岗位人员,新体制长聘副教授且连续乘坐飞机在6小时以上的,可以乘坐公务舱、火车软卧或全列软席列车的一等座、轮船二等舱,相关费用只能从科研经费(含横向课题、纵向课题的直接费用盒间接费用,科研结余经费等)中报销,不能在学校分配的学科建设、基本科研业务费、校级预算及院系发展基金等经费中报销。

  4、因公出国经停第三国,或在一个国家城市间往来,应事先申报预算,由国合处审批。如国际会议指定酒店的住宿标准超出国家规定的预算标准,也应在填报出国人员预算表时事先申报,并经本单位党委、行政负责人批准后执行。报销时,需提供批准的预算、国际会议指定酒店的通知材料、住宿费发票、付款记录等。

  5、按照国家规定,所有因公出国人员须按出国批件日期出入境,即回国后护照上的出境章、入境章日期均为出国批件的批准日期期间内,严禁提前出境或延后入境;出入境时须盖有海关日期章(不能走快速通道,快速通道没有海关日期章)。

  6、在国外发生的住宿费应严格按照国家规定的预算标准执行,如因特殊原因超过标准住宿的,超标部分不能在任何经费中报销,由个人承担。住宿费在批准的出国天数和规定的住宿费限额之内,按实际住宿天数统筹使用。

  7、住宿费发票上单独列示了餐费、上网费、电话费、交通费及金额的,因以上费用已包含在伙食费、公杂费包干中,不再报销。